Wie Sie die ERP Auswahl und die des zukünftigen Implementierungspartners vorbereiten
Entwickeln Sie Ihren detaillierten Anforderungskatalog
Nutzen Sie die in der vorherigen Phase optimierten und dokumentierten Geschäftsprozesse und die damit verbundenen Anforderungen an den jeweiligen Prozessschritt als Basis für Ihren Anforderungskatalog. Ergänzen Sie diese mit den Daten, die in dem dejeweiligen Prozessschritt benötigt werden sowie den Ergebnissen und evtl. Belegen, die generiert werden sollen. Integrieren Sie ebenfalls die technischen Aspekte, die berücksichtigt werden sollen. Dies können u.a. Schnittstellen zu weiteren Systemen, die Anbindung mobiler Endgeräte, etc. sein. Priorisieren Sie die Anforderungen nach deren Bedeutung für Ihr Unternehmen.
Holen Sie sich zu diesen Prozessen die Lösungsvorschläge der Anbieter ein.
Wir arbeiten nicht mit Excel-Listen, die hunderte von Funktionskriterien enthalten. Aus unserer Sicht steht der Mehrwert und der Aufwand, der nötigt ist, um einen standardisierten Anforderungskatalog auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen, in keinem Verhältnis zu dem Ergebnis der Abfrage bei den Anbietern.
Der Grund hierfür ist folgender:
Zum einen bieiten modernen ERP-Systeme eine umfangreiche Funktionalität; zum anderen sagt der Abdeckungsgrad, der vorhandenen Funktionen noch nicht aus, ob diese Systeme auch für Ihre Geschäftsprozesse geeignet sind. Solche Funktionskataloge bieten somit viel Interpretationsspielraum und am Ende ist nicht gesagt, dass ein System, das einen Abdeckungsgrad von 98,5 % hat, besser geeignet ist, als ein System, das „nur“ 98,3 % Abdeckung vorweisen kann.
Unser Fokus bei der Evaluierung liegt daher klar auf Ihren Prozessen. Diese sollten durch das neue System optimal abgebildet sein, und Ihnen Möglichkeiten zur Optimierung der Prozessschritte und des Informationsgehaltes bzw. der Daten bieten.
Legen Sie die Bewertungskriterien fest
Definieren Sie die Auswahlkriterien bevor Sie mit der Evaluierung starten. Was sind Ihrer KO-Kriterien, d.h. was muss durch das System abgebildet werden, um in die engere Auswahl zu kommen? Der Bewertungskatalog für Ihr Unternehmen ist so individuell wie Ihre Prozesse. Diesen gilt es auf Ihre Belange abzustimmen. Es gilt die ersten Entscheidungen bzgl. potentieller ERP-Systeme und deren Anbieter zu treffen. Dies gilt beispielsweise für die Entscheidung ob ein cloudbasiertes System in Frage kommt oder nicht. Wenn Sie diese Frage nicht eindeutig mit „Ja“ beantworten können, dann sollten Sie solche Systeme nicht mit in die engere Wahl nehmen.
Folgende Kriterien sollten Sie u.a. in Ihre Bewertung einfließen lassen:
Funktionalität
Wie gut deckt das ERP-System Ihre Prozesse ab?
Benutzerfreundlichkeit
Wie ist das Look and Feel der Anwendung, sind die Funktionen leicht zu bedienen?
Integration
Wie können weitere Systeme an die neue Lösung angebunden werden?
Skalierbarkeit
Berücksichtigen Sie, dass sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt. Kann die Lösung mitwachsen?
Kosten
Welches Budget möchten Sie in die neue Lösung investieren?
Technologie
Passt die Technologie des neuen Systems zu Ihrer IT-Infrastruktur, zu den vorhandenen IT Kompetenzen?
Support und Schulung
Wie sieht die Unterstützung des Anbieters oder Ihre interne Unterstützung für die Anwender:innen aus?
Compliance und Sicherheit
Müssen Sie besondere Vorschriften und Sicherheitsaspekte berücksichtigen und wie ist die Unterstützung seitens der Lösung?
Lieferantenevaluierung
Passt der Lieferant zu Ihrem Unternehmen, z.B. aus Größensicht und in finanzieller Hinsicht?
Zukunftssicherheit
Wird das System kontinuierlich weiterentwickelt?
Legen Sie das Auswahlteam fest
Für die anstehende Auswahl benötigen Sie ein Team. Beziehen Sie die Fachbereiche ein, da diese die jeweiligen Anforderungen am besten kennen. Legen Sie fest, wer welche Bewertungen durchführen soll und wer am Ende die Entscheidung für das neue System trifft.
Legen Sie den Terminplan fest
Die Evaluierung des neuen Systems und des neuen Implementierungspartners sollte durchterminiert sein. Legen Sie alle Termine von dem Versand der Ausschreibungsunterlagen bis zur Entscheidung für den neuen Partner fest. Setzen Sie sich entsprechende Meilensteine, damit Sie das Projekt auch zu einem erfolgreichen Ende führen. Nichts ist für alle Beteiligten aufreibender als ein endloser Evaluierungsprozess.
Welche Verfahren gibt es für die Auswahl eines ERP-Systems?
Unabhängig von dem Verfahren, das Sie für die Evaluierung Ihres neuen Systems wählen, sollten Sie die oben beschriebenen Vorbereitungen in dem notwendigen Umfang durchgeführt haben. Diese helfen Ihnen am Ende eine gute Entscheidung zu treffen.
Auf Basis eigener Internet-Markt-Recherche
Alle Anbieter stellen umfangreiche Informationen bzgl. der Leistungsfähigkeit ihrer Lösungen zur Verfügung. In Test- und Marktplatzportalen können Sie sich einen Überblick und Vergleichsmöglichkeiten verschaffen.
Auf Basis von Empfehlungen
Nutzen Sie Ihre Geschäftsbeziehungen. Welche Systeme setzen Ihre Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und Mitbewerber ein? Welche Erfahrungen haben diese gemacht und wie zufrieden sind sie? Schauen Sie sich, wenn möglich deren Lösungen an.
Auf Basis eines einstufigen Auswahlverfahren
Bei einem einstufigen Verfahren verschicken Sie Ihre Ausschreibungsunterlagen an eine vorher recherchierte Liste von Anbietern. Diese haben dann die Aufgabe, ihre Lösungen gemäß Ihres Anforderungskataloges vorzustellen und zu budgetieren. Im Anschluss können Sie die Anbieter, die Ihren Bewertungskriterien am besten entsprechen, zu einer Präsentation einladen. Diese dient als Basis für Ihre Entscheidung.
Auf Basis eines zweistufigen Auswahlverfahren
Das zweistufige Verfahren ergänzt das einstufige um einen weiteren Termin mit den Anbietern, die in der Präsentation am besten abgeschnitten haben. In einem definierten Workshop werden dann dedizierte Prozesse aus Ihrem Unternehmen mit der Lösung des Anbieters durchgespielt. Das Ergebnis aus diesem Workshop fließt dann zusätzlich in Ihre Entscheidung ein.
Wie wir von Interlink Innovation Sie bei Ihre Evaluierung des ERP-Systems unterstützen
Die Vorbereitung und Durchführung einer ERP-Auswahl bedarf einer Strukturierung und Erfahrung in der Auswahl von ERP-Systemen. Diese ist auf die individuellen Belange Ihres Unternehmens abzustimmen und der Auswahlprozess entsprechend zu gestalten bzw. zu ergänzen.
Gemeinsam mit Ihrem Projektteam für die ERP-Auswahl erarbeiten wir mit Ihnen Ihren passenden Auswahlprozess und ergänzen diesen mit den notwendigen Dokumenten, aus denen die für die Ausschreibung und für die abschließende Entscheidung benötigten Informationen hervorgehen.
Wir begleiten Sie bei allen Terminen und stellen mit Ihnen sicher, dass Sie einen strukturieren und nachvollziehbaren Auswahlprozess durchführen. Hier lassen wir unsere Kenntnisse zu den unterschiedlichen Systemen einfließen und geben Ihnen wertvolle Hinweise für Ihre Entscheidung und das künftige Implementierungsprojekt.
Eine ERP-Auswahl hat auch immer ein Change-Projekt zur Konsequenz. Spätestens beim Start der Ausschreibung beginnt auch Ihr Change-Projekt im Unternehmen. Damit Sie dieses erfolgreich durchführen können, unterstützen wir Sie auch hier bei den notwendigen Maßnahmen.
So könnte Ihre Roadmap für die Evaluierung Ihres ERP Systems aussehen
Unsere Roadmap für Ihr Evaluierungsprojekt leitet Sie durch die einzelne Phasen. Mithilfe unseres Canvas können Sie Schritt für Schritt die notwendigen Aufgabenbereiche abarbeiten.
