Leistungsumfang für das ERP Projekt

Wie Sie den Leistungsumfang für Ihr ERP-Projekt festlegen und diesen absichern

Bevor Sie mit Ihrem neuen Implementierungspartner in das ERP-Projekt starten sollten Sie den Leistungsumfang für dieses Projekt fixieren. Diese Daten bilden die Grundlage für Ihren ERP-Projektvertrag. Er ist entscheidend, um die Rechte und Pflichten aller beteiligten Parteien klar zu definieren und sicherzustellen, dass das ERP-Projekt erfolgreich und im Einklang mit den vereinbarten Bedingungen abgeschlossen wird.

Eine Spezifikation der Leistungsbeschreibung sollte folgende Aspekte berücksichtigen:

Implementierungsmethode

Legen Sie fest, in welchen Schritten das neuen ERP System implementiert werden soll. Die wichtigste Frage in diesem Zusammenhang lautet: Wie ist das Vorgehensmodell Ihres Implementierungspartnern und welche Aufgaben und Pflichten kommen auf die Projektbeteiligten zu?
Der Leistungsumfang eines ERP-Projektes kann im Vorhinein nicht vollständig spezifiziert werden. Daher ist es wichtig, wie diese Lücke im laufe der Implementierung geschlossen werden kann. Pro Fachbereich ist insbesondere der Zeitpunkt, zu welchem der Leistungsumfrang vollständig fixiert ist festzulegen; dies wirkt sich dann auf die weitere Budgetierung und Terminierung aus.

Projektplan

Definieren Sie Ihren Projektplan für die Implementierung und legen Sie die Meilensteine fest an denen Sie sich orientieren werden. Klären Sie, wie die Projektdokumentation erfolgen soll und wie das Aufgabenmanagement für Ihre Teams und die des Implementierungspartners aussehen soll.

Ressourcenbedarf

Die Implementierung eines neuen ERP-Systems wird bei Ihnen nicht unerhebliche Ressourcen in Anspruch nehmen. Klären Sie, welche Ressourcen von Ihrer Seite zu welchem Zeitpunkt benötigt werden. Planen Sie intern diesen Ressourcenbedarf ein. Sie können davon ausgehen, dass ein Projekttag bei Ihrem Implementierungspartner ca. vier Projekttage auf Ihrer Seite in Anspruch nehmen wird.

Lizenzen und Lizenzkosten

Fixieren Sie das Lizenzvolumen und prüfen Sie, in welchem Zeitraum welche Lizenzen benötigt werden. Klären Sie ab, wann Service und Wartung für Ihre Implementierung starten und welche Kosten hiermit verbunden sind.

Leistungsumfang und Implementierungsaufwand sowie deren Kosten

Im Hinblick auf Leistungsumfang und Implementierungsaufwand sind folgende Fragen zu klären:

• Welche Beratungsleistungen sind auf Seiten des Implementierungspartner notwendig?
• Wie gliedern diese sich in Workshops, Schulung, Konfiguration, evtl. Anpassungen und Unterstützung bei Echtbetrieb auf?
• Wie und wann können die Budgets fixiert werden?

Nutzen Sie Ihre Beschreibung der Geschäftsprozesse und den Anforderungskatalog als Grundlage für die Definition des Leistungsumfang.

Projektorganisation

Definieren Sie die Projektorganisation auf Ihrer Seite und auf Seiten des Anbieters. Zu klären ist:

• Welche Gremien, Rollen und Verantwortlichkeiten gibt es?
• Wie sieht das Berichtswesen aus?
• Welche Maßnahmen sind für ein Änderungsmanagement sowie eine Eskalation vorgesehen?
  
  
  

Schulungsplan

Ihre Anwender:innen müssen für das neuen ERP-System geschult werden. Legen Sie einen Schulungsplan fest und klären Sie welche Schulungsunterlagen zur Verfügung stehen bzw. erstellt werden müssen. Stellen Sie die weitere Betreuung Ihrer Anwender:innen für den Betrieb des ERP-Systems sicher.

Rolloutplan

Definieren Sie Ihren Rolloutplan, wenn das ERP-System auf weitere Tochter-Unternehmen ausgerollt werden soll.

Risiko-Management

Jedes Projekt birgt Risiken. Definieren Sie vorher welche Risiken auftreten können und welche Maßnahmen gegebenenfalls ergriffen werden sollen. Dies betrifft Risiken in den Bereichen: Budget, Zeitplanung, Leistungsumfang, Qualität der Implementierung und des Leistungsumfangs sowie den Ressourcenbedarf.

Qualitätssicherung

Sie setzten ein neues ERP-Produkt ein, das maßgeblich Ihre Geschäftsprozesse steuert. Stellen Sie sicher, dass die neuen Anwendungen den gewünschten Funktionsumfang haben und zum Echtstart in der gewünschten Qualität zur Verfügung stehen. Definieren Sie Maßnahmen zum Testen der Anwendungen und zur Freigabe für Ihren Echtbetrieb.

Wie wir von Interlink Innovation Sie bei der Absicherung Ihres ERP Projektes unterstützen

Bei der Absicherung Ihres ERP-Projektes geht es darum die beiden Parteien gleichermaßen in die Pflicht zu nehmen, und Maßnahmen zu definieren um die Risiken für das Projekt zu minimieren. Wir unterstützen Sie bei der Definition Ihres Projektvertrages und bei der Verhandlung mit Ihrem Implementierungspartner. Wir strukturieren den Prozess für die Verhandlungen und achten darauf, dass keine Aspekte vergessen werden.

Gemeinsam mit Ihrem Team für die Vertragsverhandlung und Ihrem zukünftigen Team für die ERP-Implementierung sowie dem neuen Implementierungspartner erarbeiten wir einen Projekt- und Maßnahmenplan für Ihre Implementierung.